教师因公出国（境）办理流程及注意事项
流程概览：
一、申请人提交出访申请
1、登录学校OA系统，通过网上办事大厅的功能图标或工作导航选择“四川大学因公出国（境）管理服务系统”，按照要求进行填报;
1）邀请信(非英文需翻译件，赴日本如无英文邀请信，需提交三书。)
2）《公示信息表》(须在本单位公示至少5个工作日，公示结束后次日提交申请)
3）《行程计划表》
4）《团长承诺书》
5）《因公出国电子护照申请表》/《通行证申请卡》
6）本人小二寸白底照片及身份证照片（正反两面需排在同一页面）电子版（用于系统中上传）
3、新办护照/通行证者，需携带身份证原件前往外事办证服务中心或四川省外事办公室采集指纹及签名。
二、各相关部门及主管校领导审签
三、外事办证服务中心制作任务批件并上报四川省外事办公室
四、申请人领取因公护照/通行证
1、出国（境）90天及以上者，到外事办证服务中心领取任务批件后，自行持因私护照/通行证办理签证手续。
2、出国（境）89天及以下者，持以下材料原件到四川省外事办公室领取因公护照/通行证：任务批件、证照领取单、电子护照申请表/通行证申请卡、身份证
五、申办因公签证
2、可选择委托四川省外事办公室驻川大代办点（外事办证服务中心内）代办领证和签证手续。
3、派遣信：在“四川大学因公出国（境）管理服务系统”的“出国（境）申报及查询”栏目提交派遣信申请，根据系统和短信通知，到办证中心领取由国际处出具的派遣信（赴美派遣信由各学院/单位自行出具）。
六、归还护照/通行证、回国报帐
1、回国后7个自然日内归还因公护照/通行证至外事办证服务中心或四川省外事办公室。
3、在系统中填报外汇支用单，经审核通过后，办理财务核销手续。
流程细则：
《四川大学因公出国（境）管理服务系统》是与四川省外事办公室的外事管理系统适配对接而建成，实现了全省因公出国（境）信息系统的精准化服务管理和数据平台的综合应用。全校教职工在因公出国或前往港澳台地区交流访问前，以及参加线上外事活动（国际会议等）前， 必须通过学校OA平台进入该系统进行申报审批；出访任务还须通过系统进行事中管理和事后管理。若个人或单位不按时按要求完成管理操作，系统将被锁定申报权限。任务未经申报，学校将不予办理财务报销等相关手续。
一、时限要求
1.材料初审合格后，完成线上审核流程及制作批件至少5个工作日；
2.四川省外事办公室制作护照/通行证：至少5个工作日（出国人员已有护照号的可与第3项同期办理）；
3.办理派遣信：3个工作日；
5.以上为正常情况下所需时间，如遇特殊情况还需更长时间。为保证学者按时顺利出访，请提前2个月（根据省外办要求，赴除美国、澳大利亚外的其它国家最多提前3个月）提交出访申请。
二、填报注意事项：
1、出访期限：必须计入出入中国国境的当天，以中国边检签章日期为准。总天数应包括邀请信中的访问时间+路途时间。路途时间计算方法一般为：赴非洲和拉美地区4天，前2天后2天（埃及前1后2）；赴欧洲北美地区3天，前1天后2天；赴亚洲国家2天，前1天后1天；澳洲地区3天，前1天后2天。如邀请信中已安排抵离日期，以邀请信为准，并请注意计入航班飞行时间及时差。特殊情况请在申报时事先沟通；
2、由于执行相同任务不得拆团，请参加大型国际学术会议人员尽可能提早集中申报，以免相互影响导致不能顺利通过审批及按时出行；同一学院同一行政级别教职工可填写在同一团组内；
3、如申请人所属单位近期发生变动，填报时请先行核实所属单位，如仍显示的原单位，请联系外事办证服务中心进行处理。
4、个人联系方式务必填写准确，以免错失系统通知。
关于邀请信：
①应由前往国家/地区本土发出，邀请人身份应基本对等；日本邀请信通常为三书（招聘理由书、身元保证书和滞在预定表，学习培训需提供在留资格书）；
②正规格式、用公函纸打印；
③应包含邀请人签名、单位、地址、电话或传真号，被邀请人的姓名、单位等信息；其它信息需根据不同国家的签证要求而定；
④出访期限要有明确的起止日期或开始日期加上停留期限；
⑤要有访问内容及费用负担办法。
在无法获取正式邀请函时可以提供会议注册缴费证明以及会议相关通知作为依据进行校内网上申报的依据
三、回国手续
1、7个自然日内归还因公护照/通行证
海关出入境须走人工通道，盖具出入境签章。请先复印护照/通行证相关信息页，包括照片信息页、签证/签注页和出入中国大陆海关签章页等，并建议将证照中有信息的页面均拍照存档。在回国后的7个自然日内，须将因公护照（包括含有效签证的已过期因公护照）/通行证还到外事办证服务中心或四川省外事办公室。
2、按时完成出访总结等出访后管理事项
请在回校一个月内完成出访后公示，并进入管理系统中提交出访后公示表及其它总结材料，完成出访事后管理流程。温馨提示： 出访期间需准备三张交流活动的照片，返校后与出访总结一并上传。
3、报账注意事项
出访89天及以下者，请在完成事后管理事项后，在系统中填写提交外汇支用单，经审核通过后，于工作日的下午到外事办证服务中心（西区留学生公寓楼）领取，再办理学校财务报账手续。
出访90天及以上者，请持以下材料直接到外事办证服务中心办理外汇支用单：①任务批件；②出入境证件照片信息页、签证/签注页和出入中国大陆海关签章页复印件；③邀请信、机票、登机牌和住宿费等票据。
四、温馨提示
1、需要变更出访地点怎么办？
变更出访地点，需通过系统另行提交任务申请。任何情况下不得增加出访国家。
2、住宿费超标及中转地住宿问题
在外住宿费是在规定标准范围内按票面金额实报实销，超过部分自付。如果邀请方安排或指定的住宿超标，请提交相关证明材料。请合理安排行程，避免中转地住宿停留，否则不能报销相关费用。确因交通衔接不便等特殊情况者，请在申报时事先沟通。
3、选乘凌晨航班，出海关的日期会比实际出发日期的早一天怎么办？
如果时间来得及，可在海关出口处等待至当日24:00以后再行出关；如果时间不够，需在出访回来后出具凌晨航班提前出关的情况说明，附上机票复印件作为备案材料提交至外事办证服务中心，由学校上报至省外办处理。
4、回程航班抵达时间跨过24:00导致超过一天怎么办？
选择回程航班时，抵达时间应至少在23:00点以前，避免因来不及当日入关而导致超期。如果因海关通行时间等因素耽误入境等情况，请保留相关凭据，并提交情况说明进行报批。
联系方式：
外事办证服务中心
地址：望江校区西区留学生公寓一楼
电话：85467116、85462991 (短期赴美国或加拿大)、 85462935 （赴港澳台）
系统技术支持
系统支持（QQ群）：755390511（川大因公出国境技术支持）
省外办驻川大代办点（外事办证服务中心内）
中共四川省委外事工作委员会办公室（四川省外事办公室、四川省港澳事务办公室）
地址：成都市一环路东三段100号（请携带身份证前往）
电话: 028-84377824（签证）、84366882（护照）