根据派出日期推算，各派员单位一般应至少提前3个月办理《南京特殊教育师范学院因公出国（境）校内审批表》（附件1），并提交纸质材料至对外合作与交流处（港澳台事务办公室）（办公楼210室），完成校内审批流程。
三、材料提交
（一）身份证正反面扫描件（只需提交电子版）
正反面需分开建立2个文档（图片格式：JPG）。
（二）照片
（1）因公出国（只需20位编码）
以下采集方式二选一：
1. 政务中心自助采集机（汉中门大街145号2楼B区），申请人凭身份证原件在一楼服务台取号后至B01窗口完成采集工作；
最终请提供生成的20位编码（Word文档）。
（2）因公赴港澳（需提交电子照片、20位编码）
最终请提供生成的20位编码（Word文档）、格式为JPG的电子照片。
（三）《因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》/《因公短期出国培训任务和预算审批意见表》（需提交电子+纸质（用印）材料）
非培训团组填写《因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》（附件3）、培训团组填写《因公短期出国培训任务和预算审批意见表》（附件4），各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准参考附件14。
（四）《因公临时出国（境）人员备案表》（一式四份）（需提交电子+纸质（用印）材料）
需按规定格式填写《因公临时出国（境）人员备案表》（附件5），不可漏写、误写。
（五）《南京特殊教育师范学院出访人员名单》（需提交Word文档）
需按规定格式填写附件6。
（六）《日程安排》（需提交Word文档）
需按规定格式填写附件7。
（七）邀请函及翻译件（需提交Pdf文档）
邀请函中邀请人员及职务需与《南京特殊教育师范学院出访人员名单》一致。
（八）邀请方信息（需提交Word文档）
请提供邀请方中英文名称、地址、联系方式。
四、公示
材料齐备后，进行公示，公示期为5个工作日。
五、公务普通护照/因公往来香港澳门特别行政区通行证办理所需环节
（一）生物信息采集
公示期间，出访人员需自行完成生物信息采集（在自助机上操作）。
地点：江苏省政务服务中心（汉中门大街145号二楼B区）。
大厅工作时间：周一至周五，上午09:00-12:00，下午13:30-17:00。中午也可在自助机上自行操作。
采集流程：申请人凭身份证原件在一楼服务台取号后至B01窗口完成采集工作。
注意：需要带身份证；着深色服装；选择正确的采集机器；出生地不可选错。
（二）制证时长（任务批件下达前提下）
公务普通护照制证时长：8-10个工作日；因公往来香港澳门特别行政区通行证制证时长：5个工作日；以上均不含来回传递时长。
六、上报请示
由对外合作与交流处（港澳台事务办公室）上报正式请示至省外办，等待审批，审批时间约1-2周不等。
七、外汇审批（因需办理）
批件下达后，如在外期间的费用由学校相关经费支出，有换汇需求，根据省财政厅的要求，访问团组可办理审批外汇的手续。
（一）办理流程
2. 备齐批汇所需材料，前往财务处批汇。
（二）批汇所需材料
2. 出国（境）任务批件原件（对外合作与交流处（港澳台事务办公室）提供）。
八、签证办理（仅限办理出国签证，赴港澳不需办理；需提交电子+纸质材料）
省外办批件下达后，方可办理因公签证。
（三）签证申请受理后，省签证服务中心通知缴费，出访团组完成缴费后，等待办理。
（四）如未按照省外办网站上的要求提供相关材料，省外办有可能不受理或被领馆退件。
九、行前教育
取得公务普通护照/因公往来香港澳门特别行政区通行证、签证后，对外合作与交流处（港澳台事务办公室）通知出访人员进行行前教育。
十、因公证件归还
团组成员须在归国（境）后7日内将因公证件送交至对外合作与交流处（港澳台事务办公室），办公楼210室保管。移交前，护照/通行证首页和签证页的相关信息请妥善留存。