Notes调档者可以看到移民系统里关于申请人的详细记录，包括移民官具体的拒签原因、审理时间、意见和结果等细节信息，Notes调档适合准备再次递交签证、或者需要转学通知移民局等的申请者；调档者通常会在28~32个自然日内收到回复。
Physical调档者可以看到递签时候材料的全部影印文件，适合忘记过去填写内容、需要核对或保存申请记录的申请者，申请Physical的回复期常在30天以上，在热门时期可能会达到60天以上，且只能继续等待。
加拿大拒签信只有大方向的理由，例如访问目的（Purpose of Visit）、资金状况等，而具体拒签原因需要通过调档，才能在签证官笔记（GCMS Notes）里看到。为了通过下次签证，使用Notes调档拒签原因是必要的。
可以从移民进度、签证官的笔记里知晓签证官关心的、关于自身的移民问题（例如海外工作经验、婚姻真实性），进而补充材料、最终完成签证或移民。如果签证官不确定申请方的真实意图，或认为可能存在欺骗行为，可能会暂时搁置，延长审核时间。
这是调档的第一步，申请人需要在电脑上填写除签字（signature in blue ink）和日期以外的部分（如果是本人委托代理人调档，则第一列“指定代表信息”需代理人填写然后将文件发给申请人），全部填写完后请将其打印出来，并用蓝色笔签上名字和日期，然后扫描备份。（如果你委托我们调档，我们会代为填写一部分）。
值得注意的是，如果你已成年，且在自己调档时需要帮助多个亲属调档，则需要填写多份IMM 5744；例如作为丈夫你需要帮助妻子调档，那么你们两个都需要各自填写一份IMM 5744；其中第一份在Applicant’s information中写丈夫信息，在Related individual’s information中写妻子信息；第二份则是相反，以此类推。
点击文末“Next”，进入下一个界面
点击继续，进入下个界面，选择提交部门为”Immigration，Refugees and Citizenship Canada“，勾选下方”我同意我已阅读并理解这些步骤”。
填完点击“继续”之后，进入下页，开始填写申请人信息。这里需要根据申请人（需要查询的人）的信息如实填写，内容除去客户基本信息（姓名、生日、UCI）外还有签证和调档类型及申请号。当然，如果你委托我们调档，我们会代为填写。
注意这里的代理人和申请人信息，带有星号（*）的为必选项：
接下来，上传申请人签好的调档同意书（必传），以及护照和拒签信（这两个都不是必需品）等资料，这里每个附件的大小都不得大于2MB；上传所需文件，并核对信息无误后进入“下一步”，输入相应的支付信息（信用卡）并完成付款，付款完后会收到指定的付款完成单。
走到这一步，调档申请就算完成了。调档者在此后查收邮箱，可以收到本次调档的确认号（Tracking No.）和相应收据，以备记录。作为拥有11年咨询经验的老牌移民公司，枫叶之路为申请人提供快捷高效的调档服务，调档前后可代理绝大部分流程；单独调档Notes或Physical收取50加币；两个一起收取80加币。
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