劳务派遣人员须于行前填写《浙江大学因公临时出国或赴港澳台申请表》（劳务派遣人员）与《人员备案表》，并另纸报告说明出访的必要性等情况，经所在学院、单位签字盖章后，交校外事处签署意见。出访回国后，至外事处取回所有材料，再至校区计财部办理财务报销手续。
应于行前办理因公临时出国境审批手续，并持因公护照出访。出访前应填写《浙江大学因公临时出国或赴港澳台申请表》（普通教职工）与《人员备案表》，并另纸报告说明出访的必要性等情况，经所在学院、单位签字盖章后，送交单位分管院领导审批，后交外事处办理相关手续。出访回国后，凭出国任务批件等材料至校区计财部办理财务报销手续。
同一出境所有费用集中一次报销，不得拆分；报销需携带项目一卡通（校园卡）； 多人一同出境，每人票据分开；去办理签证时发生的旅费作为境内差旅费单独报销； 旅行社打包费用、旅游业发票不允许报销； 发票金额达到或超过人民币1000 元，未取得刷卡记录请填写《现金支付情况说明》；一般不得在纵向科研项目中开支 90 天以上出境的相关费用。
批件、出国申请表、邀请函/会议通知；报销汇总单；机票； 签证费发票；住宿费发票；会议注册费收据
②出国时间≧6 个月的，教师提供由人事处出具的公派出国（境）材料；批件、出国申请表可去纳米楼行政办事大厅外事处窗口取（申请表中间填写的经费卡号需和实际报销经费卡号相同，否则修正申请表上的经费卡号并加盖学院公章或者归口管理部门公章；如需在 2 个或多个纵向经费中报销的要求提供经费分摊依据的书面说明，并经项目负责人签字和院系盖章审批）
境内发票——汇总填写“出国报销单-境内部 分差旅费报销单（人民币）”境外发票——逐条填写“出国报销单-境外部 分差旅费报销单（外币）”
（1）机票发票：境内购买—一般为蓝色行程单【若为“服务业”发票还需提供网站订票记录（旅游业发票不允许报销） 】 境外购买———网站订票记录（包含登机人信息、航班信息、金额、支付方式等）
（2）往返所有登机牌：若丢失需提供护照或通行证出入境日期记录页复印件，以证明本人出入境日期
若未支付，财务处可以公对公支票或网银支付给对方单位
若已刷卡或网银支付，需提供刷卡小票或者银行卡账单
出境原则上要乘坐境内航空公司航班。若有特殊原因并未乘坐境内航班，需要下载并填写《乘坐非境内航空公司航班和改变中转地审批表》并前往纳米楼行政办事大厅外事处、行政办事大厅计财处窗口审批盖章
①签证费发票（出国 180 天以内）、保险费（90 天以内出国）发票背面均需外事处盖章
②签证费发票（出国 180 天以上）无需外事处审批，保险费（90 天以上）不报销
住宿 （1）境外住宿费收据，支付记录（刷卡小票或者银行卡账单）（2）境外住宿费协议（3）住宿费上限标准—计财处网站搜索关键字“短期出国”——在附件1 中查找
会议注册费收据，支付记录（银行卡账单或网银查询支出明细记录）
（1）下载《外专来华报销单》进行填写，也可以在计财处网站上直接预约。
（2）需要附上邀请函或工作协议复印件、外专护照复印件（包含国籍信息页） 、外专履职工作总结。
如需给外专发放酬金需另填写“浙江大学讲课酬金发放表”、出具相关开课资料（履职材料）、课酬组成清单等资料（若已经垫付需要提供专家本人收条，并在酬金系统以专家信息录入酬金，发放方式选现金，并注明实际转卡人的姓名和银行卡）。涉及外籍人士税务问题，请参看my money中的税收及其他栏目。