申请条件：我省党政机关、人民团体、事业单位、全民所有制和集体所有制(股份制企业、有集体和国营成份的有限责任公司)企业的人员出国执行公务活动
设定依据：中共中央、国务院和中共中央办公厅、国务院办公厅关于外事管理的文件规定以及《中华人民共和国护照法》
一、建立用户
二、确认专办员
（二）填报团组数据。
2.填报因公出国团组数据前，团组成员如无有效电子护照，请先获取该成员数字照片编号、本人亲笔签名以及指纹信息（请参阅本流程中的“特别提醒”）。
3.团组数据成功上报后，从系统中导出申报任务批件表单“因公出国团组申报表”和“团组成员基本信息”；申办护照签证表单“申请出国护照签证事项表”和“办理护照申请卡”。
四、同时递交申报任务批件和申办护照签证纸质材料
（一）申报任务批件材料。从系统中打印出的“因公出国团组申报表”和“团组成员基本信息”，由本单位领导签名并加盖公章。其它材料按“申办因公出国任务批件所需材料”提供。
（二）申办护照签证材料。从系统中打印出的“申请出国护照签证事项表”和“办理护照申请卡”。申请卡上贴好团组人员的身份证复印件和已上传的照片；已有有效旧照者，不需上传照片和签名，也不需要采集指纹信息。其它材料如下：
1.参加省外组团的须提供省外组团单位任务批件或任务通知书复印件；参加省外培训团组还需提供国家外国专家局出具的任务批件或出国（境）培训审核件的复印件；省外参加我省组团的须提供参团单位任务确认件。
2.如持有旧护照需归还后方可申请新照，办理新护照须提供申请人户口本信息页复印件。
3.邀请函复印件。
4.签证所需材料及份数均应按各国使(领)馆要求提供；所有签证材料及团长签证表需另提交复印件各1份；由外交部统办签证的，还需多加一套签证材料复印件。
五、任务审批及护照签证办理
出访任务获得批准后，以手机短信方式通知专办员，正式受理护照签证材料；只办护照不办签证的（免签或省外组团），护照办妥后，以手机短信方式通知专办员领取护照。
六、签证事项说明
(一) 签证所需时间由使(领)馆决定，各国使(领)馆签证所需时间各不相同。送往广州领馆的签证材料,往返路途时间一般需1个星期，再加上领馆的工作所需时间；送往驻北京大使馆的签证材料，往返路途时间一般需2个星期；由外交部统一送办的，再增加3-5个工作日。签证返回后，以手机短信方式通知专办员凭专办员证领取护照签证。
(二) 虽然申根签证在26个申根区国家都被视为有效，但是有几个问题要注意：第一，任务批件没有批准的国家，按规定不能往访;第二，同时出访几个申根国家，要向停留时间最长即主访国家申请;如果时长相同，则向第一入境国申请，并提供所有拟出访的申根国家的日程安排、主访国邀请函原件和其他往访国家的邀请函复印件;第三，申根签证的有效期和停留期一般都是按照申请的时间发给，最多只多出1-2天的时间。如果行程有改变，还须重新申请。因此，前往申根国家，必须事先做好行程安排，按照实际出访时间申请签证。
(三) 凡前往申根国家的人员，必须购买“申根国家医疗保险”；在进入申根国家时务必携带保险单原件，以便机场边检人员检查；如未能出示有效证明，边检人员将有权拒绝入境；在申请签证时，需按使领馆要求提供保险单原件或复印件。
保险区域：所有申根国家地区(需英文注明)
保险名称：医疗/意外保险证明
保险服务：包括紧急求援、住院费用、转运回国等
(四) 因公前往未建交国家须请示外交部后向指定代办国家申办。
七、护照的领取、保管及归还等
（一）各组团单位对出访人员进行外事纪律教育后，凭单位介绍信领取护照和签证，并请在介绍信上注明已对出访人员进行了外事纪律教育。
（二）领取护照后请认真核对持照人的中、英文姓名，性别、出生日期、出生地点等信息。
（三）出访人员归来后，请在7天内按规定将护照退还省外事办外事管理服务处保管；愈期未退还，省外事办将在三个月内不受理该单位因公出国申请。
（四）领取护照后请妥善保管。因故未出境者，派出单位应及时收缴其护照，并退还省外事办保管;三个月内未执行完出访任务的，需写出书面说明。
（五）未经批准自持因公护照通过不正当渠道获取签证者，注销护照，并视情节送有关部门处理。
（六）护照遗失、被窃，当事人应立即向当地公安机关报案；如在国外遗失被窃，当事人应立即报我驻当地使（领）馆，并尽快将遗失护照的详细情况书面报告有关申办护照单位。
特别提醒：
一、数字照片编号的获得
二、持照人签名的获得
电子护照上需有持照人的签名。无签名板的单位需配置1台扫描仪（能扫描A4纸大小，只扫描签名区域，扫描出PNG格式，图片大小20K以内），用于扫描持照人签名。具体操作可参见《签名处理办法》。