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护照台账管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织护照管理，规范护照申请、使用、保管等流程，确保护照的安全与有效使用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有涉及护照使用的部门和人员。（三）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关护照管理的法律法规及相关行业标准。2.安全保密原则：确保护照信息安全，防止护照遗失、被盗用等情况发生。3.规范使用原则：明确护照申请、审批、使用流程，确保护照使用符合规定用途。二、护照申请与审批（一）申请条件1.因工作需要出国（境）进行商务活动、培训、会议等。2.符合国家及公司/组织规定的其他出国（境）事由。（二）申请材料1.填写完整的《护照申请表》，需如实提供个人信息、出国（境）事由、行程安排等内容。2.近期免冠照片（符合护照办理要求）。3.有效身份证明文件，如身份证等。4.根据出国（境）事由提供相关证明材料，如邀请函、培训通知、会议安排等。（三）申请流程1.申请人填写《护照申请表》，并准备好相关申请材料，提交至所在部门负责人。2.部门负责人对申请材料进行初步审核，确认出国（境）事由真实合理，申请人信息无误后，签署审核意见并提交至公司/组织外事管理部门。3.外事管理部门对申请材料进行进一步审核，重点审核出国（境）事由与公司/组织业务的关联性、行程安排的合理性等。审核通过后，报公司/组织主管领导审批。4.主管领导审批通过后，外事管理部门将申请材料统一提交至当地出入境管理机构办理护照。（四）审批权限1.部门负责人负责对本部门员工护照申请进行初步审核，重点审核出国（境）事由与本部门工作的相关性及申请材料的完整性。2.外事管理部门负责对所有护照申请进行综合审核，并报公司/组织主管领导审批。3.公司/组织主管领导根据公司/组织整体业务情况及相关规定，对护照申请进行最终审批。三、护照领取与发放（一）领取方式1.护照办理完成后，由外事管理部门指定专人前往当地出入境管理机构领取。2.领取人需携带有效身份证件，在领取时仔细核对护照信息，确保护照内容准确无误。（二）发放流程1.外事管理部门在领取护照后，及时通知申请人前来领取。2.申请人领取护照时，需在《护照领取登记表》上签字确认。3.外事管理部门对护照领取情况进行登记备案，记录护照领取时间、领取人姓名、护照号码等信息。四、护照使用与登记（一）使用范围护照仅限用于经公司/组织批准的出国（境）活动，不得用于其他非批准用途。（二）使用登记1.申请人在每次使用护照前，需填写《护照使用登记表》，详细记录使用时间、前往国家（地区）、事由、预计返回日期等信息。2.《护照使用登记表》需经部门负责人审核签字后，报外事管理部门备案。3.外事管理部门定期对护照使用情况进行检查，确保护照使用符合规定用途及行程安排。（三）特殊情况处理1.如因特殊原因需要变更护照使用行程，申请人需提前向部门负责人及外事管理部门报告，经批准后方可变更。2.变更情况需在《护照使用登记表》上详细记录，并重新报外事管理部门备案。五、护照保管与安全（一）保管责任1.护照领取后，由申请人负责妥善保管，确保护照安全。2.如因工作需要，护照需统一交由公司/组织指定部门或专人保管的，保管部门或人员需承担相应的保管责任。（二）保管要求1.护照应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用文件柜等，防止护照遗失、被盗用或损坏。2.不得将护照随意借给他人使用，如遇特殊情况确需借用的，需经公司/组织主管领导批准，并办理相关借用手续。3.如发现护照遗失或被盗用，应立即向公司/组织外事管理部门报告，并及时向当地公安机关报案。（三）安全检查1.外事管理部门定期对护照保管情况进行检查，检查内容包括护照存放位置、保管措施、使用登记情况等。2.如发现护照保管存在安全隐患或使用登记不规范等问题，应及时责令相关责任人进行整改。六、护照延期与换发（一）延期条件1.护照有效期不足6个月，且预计出国（境）日期在护照有效期之后。2.因签证页即将用完等原因需要延期的。（二）延期申请流程1.申请人填写《护照延期申请表》，并提交原护照及相关证明材料。2.部门负责人对申请材料进行初步审核，签署审核意见后提交至外事管理部门。3.外事管理部门对申请材料进行审核，审核通过后报公司/组织主管领导审批。4.主管领导审批通过后，外事管理部门将申请材料统一提交至当地出入境管理机构办理护照延期手续。（三）换发条件1.护照有效期已满。2.护照签证页用完。3.护照严重损坏无法使用。4.护照遗失或被盗用后补发的新护照。（四）换发申请流程换发护照申请流程与新护照申请流程基本一致，申请人需填写《护照换发申请表》，并提交相关证明材料，按照申请、审核、审批、办理的流程进行操作。七、护照注销与归档（一）注销条件1.护照有效期已满且不再使用。2.护照遗失或被盗用后已补发新护照，原护照需注销。3.因其他原因不再需要使用护照的。（二）注销申请流程1.申请人填写《护照注销申请表》，并提交原护照。2.部门负责人对申请材料进行审核，签署审核意见后提交至外事管理部门。3.外事管理部门对申请材料进行审核，审核通过后报公司/组织主管领导审批。4.主管领导审批通过后，外事管理部门将原护照统一提交至当地出入境管理机构办理注销手续。（三）归档管理1.护照注销后，外事管理部门将相关申请材料及注销证明进行整理归档，保存期限按照公司/组织档案管理规定执行。2.归档材料包括《护照申请表》、《护照领取登记表》、《护照使用登记表》、《护照延期申请表》、《护照换发申请表》、《护照注销申请表》、原护照及相关证明材料等。八、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立护照管理监督小组，由外事管理部门、审计部门等相关人员组成，负责对护照管理情况进行定期监督检查。2.监督小组有权查阅护照申请、使用、保管等相关资料，对发现的问题及时提出整改意见。（二）违规处理1.对于违反本办法规定的行为，公司/组织将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理措施
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