发律师函时，首先需要准备一系列必要的材料以确保律师函的正式性和有效性，这些材料包括：
1.如果是针对个人，需要了解对方的姓名、性别、年龄、民族、籍贯以及详细地址等信息。这些信息的准确性至关重要，以确保律师函能够准确无误地送达对方手中。
2.如果是针对单位，则需要掌握单位的名称、法定代表人的姓名以及单位的地址等关键信息。
3.发律师函还需以律师事务所的名义进行，这意味着律师事务所的官方文件、信笺等也是不可或缺的材料。
这些材料不仅体现了律师函的正式性，也是律师函合法性的重要保障。
法律快车提醒，正确发送律师函是一个涉及多个步骤的严谨过程，以下是具体的操作步骤：
2.指定承办律师：律师事务所根据委托人的意愿或自身判断，指定合适的律师承办律师函业务。
4.草拟并修改律师函：在材料搜集完毕后，律师开始草拟律师函提纲，进而正式起草律师函。律师函草稿需经委托人过目，并根据其意见和建议进行修改润色，直至出具最终稿。
5.签章生效并送达：律师函经承办律师署名、律师事务所盖章后正式生效。送达方式包括传真、面呈、邮寄等多种方式，律师需确保送达证据的保存和搜集。
6.接受回函并反馈：送达对象收到律师函后，可能会回函或答复。律师需及时跟踪律师函的效果，并向委托人反馈或询问其意见。
7.后续行动：根据回函情况或委托人的要求，律师可能需要再次发函或采取其他法律行动。
律师函在民商活动中具有广泛的应用，其主要作用包括但不限于以下几个方面：
1.预防和制止行为：律师函可以预防和制止某种行为的发生和继续发生，如对侵权行为的制止。
2.商洽和解：律师函的和解作用是其主要的用途之一。通过通知对方在指定期限内协商，促使双方达成和解协议。
3.催促警告：律师函可以行使法律上的告知义务，或提醒收函人尽快履行约定或法定义务。
4.解释评价：律师函可以对某一法律事件或法律行为进行解释说明和客观评价，以达到法律层面上的沟通需要。
5.抗辩回复：针对对方发来的律师函，可以进行抗辩性回复，以达到反驳对方的作用。
综上所述，律师函在维护当事人合法权益、促进争议解决等方面发挥着重要作用。因此，在发送律师函时，务必确保材料的准确性和完整性，并遵循正确的发送流程。